De 3 semanas y 3 personas a 30 minutos y 1.
Cómo una agencia de captación B2B pasó a ejecutar con un sistema el 95% del onboarding de cada cliente nuevo: coste del proceso un 66% menor, capacidad multiplicada por 20 y ventas un 300% superiores.
Una agencia rentable con todo el onboarding a mano.
El Código Reforma entraba clientes nuevos al ritmo que el founder podía acompañar. Cada alta disparaba el mismo ritual: 3 personas coordinando durante 3 semanas desde la firma hasta el primer lead cualificado en calendario.
Equipo competente. Operación rentable. Techo de crecimiento marcado por las horas humanas disponibles, no por la demanda del mercado.
El SOP vivía en Notion. Lo ejecutaban tres personas.
Cada alta seguía los mismos pasos: pago, research del cliente, buyer persona, creatividades iniciales, configuración de cuentas publicitarias, plan de captación, kickoff, entregables. Cada paso requería abrir Notion, ejecutar a mano y recordar el criterio.
Si una persona estaba de vacaciones, el onboarding se paraba. Si cambiaba el criterio, había que reentrenar al equipo. El proceso estaba escrito, pero lo seguían ejecutando personas.
Un agente operativo que ejecuta el SOP, no que lo explica.
Dentro de la operativa instalamos un agente especializado que toma cada alta nueva y ejecuta el proceso completo hasta el handoff. Con trazabilidad por decisión y escalación al humano sólo cuando el criterio lo pide.
Agente de onboarding dedicado
Un agente específico para esta operativa con reglas documentadas. No es un GPT genérico, es el SOP convertido en ejecución con traza.
Conectado al stack existente
Integrado sobre Stripe, HubSpot, Gmail, Calendar, Notion, Slack y Meta Ads. Sin forzar cambios de tooling al equipo.
Una persona revisa
Una persona revisa lo que genera el agente y decide cuando un caso se sale de las reglas: ticket alto, sector poco habitual o un volumen nuevo.
Cada decisión trazada y reversible
Si el criterio cambia, se ajusta una regla y el sistema lo aplica al siguiente cliente. Sin reentrenar equipos, sin actualizar documentos muertos.
Cuatro fases, de revisar el proceso a dejarlo funcionando.
Revisamos el proceso con el equipo, lo convertimos en reglas, lo conectamos a sus herramientas y lo arrancamos con revisión humana en cada resultado.
Extracción del SOP operativo que usa el equipo
- Revisión de onboardings ya cerrados
- Entrevistas con founder, operaciones y client managers
- Mapeo del criterio tácito: cuándo subir precio, cuándo escalar, cuándo pausar
- Localización de los pasos que más retrasaban cada alta
Codificación auditable del criterio
- Pasos del proceso traducidos a reglas que el agente ejecuta
- Cada decisión del agente queda registrada y es reversible
- Políticas de escalación al humano según tipo de caso (volumen, vertical atípica, ticket premium)
- Prueba de las reglas con onboardings anteriores
Conexión al stack existente
- Stripe (verificación de pago), HubSpot (creación de contacto y deal)
- Gmail + Calendar (bienvenida, agenda de kickoff, follow-up)
- Notion (creación de carpeta de cliente, plan de activación, assets)
- Slack interno con hilos por cliente para el humano que supervisa
Arranque con revisión humana
- Primeros onboardings con revisión humana de cada resultado
- Umbral de consistencia definido antes de pasar a ejecución sin supervisión
- Después, una persona revisa los resultados y resuelve las excepciones
- Informe semanal de desempeño al founder desde el propio sistema
Sobre las herramientas que ya usaban.
Cero migraciones. El agente opera sobre el stack existente. Cada integración queda documentada y el founder puede auditar cualquier acción.
La misma operación, otra escala.
Lo que cambió en el proceso de alta de cada cliente.
Ventas un 300% superiores y el triple de cartera por CSM sin contratar.
El sistema asumió la coordinación del onboarding. La persona que antes lo orquestaba a mano pasó a revisar los resultados. La capacidad para recibir clientes se multiplicó por 20.
“Teníamos un onboarding que tardaba 3 semanas con 3 personas dedicadas. Ahora tarda 30 minutos con 1 persona supervisando. El 95% del proceso es automático. Hemos multiplicado por 20 la capacidad sin contratar.”
¿Dónde se replica este patrón?
En agencias y consultoras con un proceso que se repite con cada cliente nuevo, que ejecutan dos o más personas y que crece más rápido que el equipo.
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